Na úvod je nezbytné zdůraznit, že právo určovat dobu, ve které má dojít k čerpání dovolené zaměstnancem, má až na několik marginálních výjimek (např. pokud zaměstnankyně požádá o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené) výhradně zaměstnavatel.

Neplatí proto hojně rozšířená domněnka, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci umožnit čerpání dovolené v zaměstnancem stanoveném libovolném termínu. Pokud zaměstnanec požádá o určení dovolené v jím navrženém termínu a rozsahu, vždy je nezbytné, aby žádost byla schválena zaměstnavatelem. Zaměstnanec, který by se sám rozhodl, že začne čerpat dovolenou bez schválení zaměstnavatelem, by se takovým jednáním dopustil porušení pracovních povinností dle ust. § 38 odst. 1 písm. b) zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále jen „ZPr“), z něhož by pro něj plynula i možnost sankcí v podobě hrozby výpovědi ze strany zaměstnavatele.

Pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, potom zákoník práce umožňuje zaměstnavateli určit čerpání dovolené podle „rozvrhu čerpání dovolené“, který podléhá předchozímu souhlasu příslušné odborové organizace. V souvislosti s „rozvrhem čerpání dovolené“ je třeba si uvědomit, že se nejedná o již samotné určení čerpání dovolené, nýbrž o podklad, na základě kterého je pak určována/schvalována zaměstnavatelem konkrétní zaměstnancova dovolená.

Současně ačkoliv ZPr podmiňuje určení rozvrhu čerpání dovolené předchozím souhlasem příslušné odborové organizace, nebude se při absenci takového souhlasu jednat o neplatný právní úkon, a to vzhledem k tomu, že ani ZPr ani jiný zvláštní zákon (S ohledem na ust. § 19 odst. 3 ZPr.) s takovýmto nedostatkem neplatnost právního úkonu nespojuje. Nelze však opomenout riziko, které vyplývá ze zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, podle kterého by mohla být udělena zaměstnavateli pokuta za správní delikt právnických osob na úseku dovolené až do výše 200.000,- Kč.

Zaměstnavatel je povinen s při stanovení rozvrhu čerpání dovolené dodržovat několik zásadních pravidel, a to zejména:

Dovolenou by mělo být zaměstnanci umožněno čerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo.
Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je nutné přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a oprávněným zájmům zaměstnance. (Oprávněným zájmem, ke kterému by zaměstnavatel měl přihlédnout, může být chápána např. péče o děti v období prázdnin, svátky atd.) Současně však toto ustanovení nelze vykládat jako povinnost zaměstnavatele a vždy je zapotřebí přihlédnout též i k provozním důvodům.
Pokud je zaměstnanci poskytována dovolená v několika částech, je v ust. § 217 odst. 1 ZPr stanovena povinnost, aby alespoň jedna část činila nejméně 2 týdny vcelku, pokud nedojde k jiné dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
Podle ust. § 218 odst. 1 ZPr je zaměstnavatel povinen určit zaměstnanci čerpání alespoň 4 týdnů dovolené v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo, pokud jeho pracovní poměr k témuž zaměstnavateli trval po celý kalendářní rok a má-li alespoň na 4 týdny dovolené právo.

Zákoník práce současně pamatuje i na možnost tzv. hromadného čerpání dovolené s ohledem na provozní důvody na straně zaměstnavatele. Určení hromadného čerpání dovolené však zákoník práce z jiných než provozních důvodů neumožňuje. Není ani vyloučeno, aby se hromadně čerpala dovolená pouze určitou konkrétně vymezenou skupinou zaměstnanců, avšak opět s ohledem na provozní důvody. Podmínkou pro stanovení hromadného čerpání dovolené je skutečnost, že takto zaměstnavatelem určená dovolená nesmí činit více než 2 týdny v kalendářním roce. Současně pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, podléhá hromadné čerpání dovolené dohodě s odborovou organizací.

Nezbytné je uvědomit si, že určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen oznámit zaměstnanci písemně, a to alespoň 14 dnů předem, pokud nebude mezi oběma stranami dohodnuto jinak.

Závěrem upozorňujeme, že pokud zaměstnavatel odsouhlasí zaměstnanci čerpání dovolené, avšak následně dojde ze strany zaměstnavatele ke změně termínu čerpání dovolené či k jejímu zrušení, potom je zaměstnavatel podle ust. § 217 odst. 3 ZPr povinen nahradit zaměstnanci náklady, které mu bez zaměstnancova zavinění vznikly v důsledku této změny. Častým příkladem může být povinnost k úhradě stornovacího poplatku cestovní kanceláři.