Aby se jednalo o veřejnou zakázku, musí být naplněny podmínky požadovány § 7 odst. 1 ZVZ, tedy zakázka musí být zadána jedním ze zadavatelů veřejných zakázek podle ZVZ a musí se jednat o úplatné poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací.
Postup při výběrovém řízení se odvíjí také od toho, o jakého zadavatele jde. Zákon rozlišuje veřejného, dotovaného, a sektorového zadavatele. Za veřejného zadavatele se považuje stát, státní příspěvková organizace, územní samosprávný celek, příspěvkové organizace, jejichž zřizovatelem je ÚSC, i jiné právnické osoby, které jsou založeny za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu a jsou financovány, příp. ovládány převážně státem nebo jiným veřejným zadavatelem. Dotovaným zadavatelem je právnická nebo fyzická osoba, která zadává veřejnou zakázku hrazenou z více než 50% z peněžních prostředků z veřejných zdrojů nebo pokud takto poskytnuté prostředky přesahují 200 mil. Kč. Sektorovým zadavatelem je osoba vykonávající relevantní činnost podle § 4 ZVZ, pokud ji vykonává na základě zvláštního práva, nebo nad touto osobou může veřejný zadavatel uplatňovat dominantní vliv. Jedná se zejména o činnosti v oblasti plynárenství, vodárenství, elektroenergetiky apod.
U veřejných zakázek je možné si vybrat z několika druhů zadávacích řízení. Podle § 21 ZVZ je možné při zadávání veřejných zakázek použít otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, soutěžní dialog nebo zjednodušené podlimitní řízení. Každý z těchto druhů řízení se liší postupem, ale i podmínkami, kdy je možné konkrétní druh zadávacího řízení použít.
Důležitým aspektem je i předpokládána hodnota veřejné zakázky. Z tohoto hlediska § 12 ZVZ rozeznává veřejné zakázky malého rozsahu, nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky. Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne u dodávek nebo služeb 2,000.000,- Kč bez DPH. Nadlimitní veřejnou zakázkou je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota u dodávek nebo služeb je nad 5,244.000,- Kč bez DPH. Tento limit je stanoven § 2 odst. 1 písm. b) bod 1 nařízení vlády č. 77/2008 Sb., o stanovení finančních limitů pro účely zákona o veřejných zakázkách. Podlimitní veřejnou zakázkou je potom taková veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota u dodávek nebo služeb je minimálně 2,000.000,- Kč bez DPH, ale nedosahuje limit stanovený pro nadlimitní zakázky, tedy 5,244.000,- Kč bez DPH.
Tak jako každé řízení i zadávací řízení se řídí určitými zásadami. Pro zadávací řízení je podstatná zásada transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Účelem zásady transparentnosti je zajistit co největší možnou průhlednost řízení, a aby výběrové řízení mohlo být případně přezkoumáno. Z této zásady plynou zadavateli některé povinnosti jako je například pořizování dokumentů o důležitých úkonech v řízení, včasné zveřejnění podmínek, podle kterých se budou posuzovat nabídky dodavatelů a řádně odůvodňovat svá rozhodnutí. Projevem zásady rovného zacházení je, že zadavatel je povinen ke všem dodavatelům, kteří mohou podat nabídky, povinen přistupovat stejně. Zadavatel může stanovit přesné podmínky účasti ve výběrovém řízení. Vzhledem na zásadu diskriminace ale tyto podmínky musí souviset s předmětem veřejné zakázky, a nesmí znemožňovat jiným dodavatelům účast na výběrovém řízení z důvodů, které s předmětem zakázky nesouvisí. V případech zakázek malého rozsahu není zadavatel povinen podle § 18 odst. 5 ZVZ takové zakázky zadávat, pokud se na něj nevztahují výjimky stanovené přímo ZVZ. I v takových případech ale musí být dodrženo zásad uvedených v § 6 ZVZ, tedy zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Výjimky nejsou stanoveny jen pro veřejné zakázky malého rozsahu, ale existují i obecně pro určité druhy předmětů veřejných zakázek, které jsou taxativně uvedené v § 18 ZVZ a výjimky speciálně pro sektorové zadavatele v § 19 ZVZ.
Ještě před samotným zahájením zadávacího řízení je potřebné určit, který z druhů řízení bude použit, protože od toho se bude odvíjet další postup nejen zadavatele, ale i osob, které projeví zájem se zúčastnit se svou nabídkou zadávacího řízení.
Zadávací řízení se zahajuje odesláním oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění, nebo výzvy o zahájení zadávacího řízení. Pro hladký průběh zadávacího řízení je potřebné dodržovat lhůty stanovené zákonem. Lhůty nejen vyčleňují jednotlivé fáze řízení, ale přispívají i k zachování zásad zadávacího řízení. Ty jsou stanoveny nejen pro zadavatele, ale i pro dodavatele, kteří jsou po stanovenou lhůtou vázáni svou nabídkou (tzv. zadávací lhůta). Lhůty jsou stanoveny pro každý úkon v řízení zvlášť a také pro každý druh zadavatele v jednotlivých ustanoveních zákona. Lhůty stanovené v ustanoveních § 39 - § 43 jsou nejkratší lhůty, které musejí být dodrženy. Tyto lhůty můžou být zkráceny v případech, kdy veřejný zadavatel uveřejní zadávací dokumentaci v den zveřejnění oznámení otevřeného řízení nebo užšího řízení. To stejné platí i pro sektorového zadavatele. Lhůta může být při splnění zákonem stanovených podmínek zkrácena maximálně o 5 dnů u všech zadavatelů.
Pro to, aby se zajistilo, že se všemi dodavateli bude zacházeno stejně a měli stejné podmínky, musí zadavatel zpracovat zadávací dokumentaci, která je vlastně souborem všech dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek vymezujících předmět veřejné zakázky dostatečně jasně k tomu, aby pro dodavatele bylo možné zpracovat nabídku. Zákon o veřejných zakázkách upravuje minimální náležitosti, které musí zadávací dokumentace obsahovat, přičemž u veřejných zakázek na stavební práce je zadávací dokumentace podrobnější, což plyne i z vyšší specifičnosti a složitosti zakázky, jakož i z požadavků odborné kvalifikace pro takový druh zakázek. Kromě požadavků na zpracování nabídek a způsobu jejich hodnocení obsahuje zadávací dokumentace i další údaje, na základě kterých se pak dodavatel rozhoduje, zda podá nabídku. Jde například o obchodní a platební podmínky, ale i o podmínky odborné kvalifikace a další. Nejen zadávací dokumentace má stanovené své esenciální náležitosti. Tyto jsou stanoveny i pro nabídky podávané dodavateli.
Kromě jednacího řízení bez uveřejnění a při zavedení dynamického nákupního systému, může zadavatel požadovat, aby uchazeči složili jistotu k zajištění plnění svých povinností spojených s účastí v zadávacím řízení. Složení jistoty je možné požadovat i při použití soutěžního dialogu. Její výše nesmí přesáhnout 2 % předpokládané hodnoty veřejné zakázky nebo 5 % předpokládané hodnoty v případě, že bude použita elektronická aukce. Jistota může být poskytnuta složením peněžní částky na účet zadavatele, bankovní zárukou nebo formou pojištění záruky.
Po uplynutí lhůty k podání nabídek se tyto nabídky určitým způsobem vyhodnotí. Obálky otevírá komise ustanovená zadavatelem. Uchazeči, kteří podali své nabídky ve lhůtě, mají právo se účastnit otevírání obálek. Toto právo mají ještě další osoby, o nichž to stanoví zadavatel. Komise kontroluje, zda je nabídka zpracována dle požadavků zadavatele, jestli je návrh smlouvy podepsán oprávněnou osobou a jestli nabídka splňuje podmínky stanovené zadavatelem. Nabídka, která je nesplňuje, je vyřazena. O otevírání obálek se sepisuje protokol. Nabídky, které nebyly vyřazeny, se poté posuzují a hodnotí dle zákonných kritérií i kritérií stanovených zadavatelem. Těmito kritérii jsou ekonomická výhodnost nebo nejnižší nabídková cena. V případě, že nabídka obsahuje mimořádně nízkou nabídkovou cenu, hodnotící komise požádá uchazeče o písemné zdůvodnění ve stanovené lhůtě. Zdůvodnění nízké nabídkové ceny může být vzato v úvahu jen v případě objektivních příčin. Některé z nich jsou uvedeny výslovně v zákoně, jedná se ale jen o demonstrativní výčet. O posouzení a vyhodnocení nabídek se sepíše zpráva, ve které se uvede seznam posuzovaných nabídek a seznam nabídek, které byly vyřazené spolu s uvedením důvodů jejich vyřazení. Zpráva dále musí obsahovat odůvodnění, složení hodnotící komise, postup hodnocení a jeho výsledek.
Zadávací řízení končí výběrem nejvhodnější nabídky na základě zvoleného kritéria, jak je uvedeno výše. Po uplynutí lhůty k podání námitek může zadavatel uzavřít smlouvu s uchazečem, jehož nabídka byla posouzena jako nejvhodnější. Do 15 dnů (u veřejného zadavatele; u sektorového zadavatele je lhůta 30-ti denní) odešle zadavatel oznámení o výsledku zadávacího řízení k uveřejnění. Zadávací řízení musí být zrušeno v případě, že nebyly podány žádné nabídky, nebo všichni uchazeči byli vyloučeni, anebo pokud nebyla uzavřena smlouva ani s posledním uchazečem, s nímž bylo možné smlouvu uzavřít.
V případě, že je dodavatel v domnění, že zadavatel v průběhu řízení postupoval v rozporu se zákonem a v důsledku toho mu hrozí újma na jeho právech, nebo jestli už tato újma vznikla, může se proti každému úkonu zadavatele v zadávacím řízení bránit podáním zdůvodněné námitky do 15 dnů (u podlimitního řízení nejpozději do 10 dnů) ode dne, kdy se stěžovatel dověděl o domnělém porušení zákona, nejpozději ale do uzavření smlouvy. I proti zadávacím podmínkám je možné podat námitku, lhůta k podání je však kratší. O podané námitce rozhoduje zadavatel do 10 dnů od doručení námitky rozhodnutím o vyhovění, příp. nevyhovění námitkám, spolu s řádným odůvodněním. V případě, že námitkám nebude vyhověno, je možné podat Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, jakožto orgánu vykonávajícímu dohled nad dodržováním zákona v oblasti veřejných zakázek, návrh na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele.
Zejména porušování zásad, i dalších povinností a zákazů pro zadávací řízení stanovené v ZVZ mohou za splnění určitých podmínek naplnit i skutkovou podstatu trestného činu, např. trestný čin sjednání výhody při zadání veřejné zakázky, pletichy při zadání veřejné zakázky, ale i jako trestné činy narušující hospodářskou soutěž. Nutno zde připomenou jednu z hlavních zásad trestního práva jako ultima ratio. Zákon o veřejných zakázkách obsahuje speciální ustanovení o správních deliktech v zadávacím řízení a trestní represe se proto použije jen v těch nejzávažnějších případech. Nutno podotknout, že právní úprava veřejných zakázek se neomezuje jen na vnitrostátní úroveň, ale i současné době je oblast veřejných zakázek silně se rozvíjející i na úrovni unijních předpisů.
