Povinnost mít na pracovišti doklady prokazující pracovněprávní vztah

Novelou zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, (dále jen „zákon o zaměstnanosti“), účinnou od 5. 1. 2012, došlo k vymezení nové zákonné povinnosti pro každou právnickou a fyzickou osobu mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a dokladů, které je povinna uchovávat podle § 102 odst. 3 zákona o zaměstnanosti. Pro úplnost si dovolíme doplnit, že ustanovení § 102 odst. 3 zákona o zaměstnanosti nařizuje, aby zaměstnavatel zaměstnávající cizince měl na pracovišti k dispozici též doklady prokazující oprávněnost pobytu cizince na území České republiky.

 

Pro účely zákona o zaměstnanosti se ve smyslu ust. § 133 zákona o zaměstnanosti pracovištěm kontrolované osoby, tj. zaměstnavatele, rozumí místa určená a obvyklá pro výkon činnosti kontrolované osoby (zaměstnavatele). Za činnost kontrolované osoby se považuje zajištění výroby nebo poskytování služeb a obdobná činnost podle zvláštních právních předpisů.

Přestože žádný právní předpis výslovně nedefinuje pojem „místa určeného pro výkon činnosti zaměstnavatele“, lze gramatickým výkladem dospět k závěru, že pod tímto pojmem by mohlo být chápáno takové místo, které zaměstnavatel zaměstnanci pro výkon pracovní činnosti určil. Nahlíženo optikou tohoto výkladu se bude jednat zejména o místo (či místa) výkonu práce dle ust. § 34 odst. 1 písm. b) zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále jen „zákoník práce“), která byla sjednána v pracovní smlouvě nebo dohodách o pracích konaných mimo pracovní poměr. Pokud by místo výkonu práce bylo sjednáno šířeji, např. v rámci obce, kraje, nebo celé České republiky, potom lze říci, že za místo určené pro výkon činnosti kontrolované osoby by bylo považováno jakékoliv místo, které zaměstnavatel zaměstnanci určil či jinak označil jako místo výkonu práce.

Současně ani nelze opomenout skutečnost, že zákon o zaměstnanosti výslovně stanoví, že pracovištěm kontrolované osoby (zaměstnavatele) je místo určené a zároveň obvyklé pro výkon činnosti zaměstnavatele. Jelikož je zde použito spojky „a“, je nepochybné, že musí dojít ke splnění obou dvou podmínek k tomu, aby místo, kde zaměstnanec svou práci pro zaměstnavatele vykonává, bylo možné považovat za pracoviště zaměstnavatele ve smyslu ust. § 136 zákona o zaměstnanosti. Bohužel s ohledem na naprostou absenci jakýchkoliv rozhodnutí soudů vyšší instance, nelze jednoznačně říci, co zákonodárce považuje za místo obvyklé, přesto však máme za to, že za „obvyklé místo“ je možné považovat pouze takové místo či pracoviště, kde zaměstnanec fakticky a obvykle vykonává svou pracovní činnost. V souvislosti s tímto výkladem je nezbytné upozornit, že místem obvyklým by mohl být chápán i dopravní prostředek používaný zaměstnancem – řidičem k výkonu pracovní činnosti. Máme za to, že pouze za předpokladu splnění obou dvou shora uvedených podmínek, tj. místa určeného a místa obvyklého, je možné ve smyslu zákona o zaměstnanosti hovořit o „pracovišti zaměstnavatele“.

Existenci pracovněprávního vztahu je možné prokázat kopií pracovní smlouvy nebo dohody o pracovní činnosti, jak uvádí metodický pokyn Státního úřadu inspekce práce.1 Tento metodický pokyn zároveň připouští možnost, aby zaměstnavatel s větším počtem malých pracovišť, anebo pokud to vyžaduje zvláštní povaha jeho činnosti, prokázal existenci pracovněprávního vztahu prostřednictvím kopií dokladů v elektronické (nikoliv listinné) podobě. Konkrétně shora uvedený metodický pokyn stanoví toto: „V případech, kdy má zaměstnavatel více pracovišť s malým počtem zaměstnanců nebo to vyžaduje zvláštní povaha jeho činnosti, je za splnění této povinnosti považováno předložení kopie pracovních smluv či dohod uložených v elektronické podobě (naskenované originální smlouvy např. ve formátu pdf) na paměťových médiích, např. CD, DVD, flash discích aj. prostředcích výpočetní techniky s možností vytisknutí pro potřeby doložení výsledků kontroly.“ Dle našeho názoru však tento výklad, kdy pouze v některých případech je přípustné předkládat kopie požadovaných dokumentů v elektronické podobě, jde nad rámec zákona, jelikož zákonná úprava nerozlišuje mezi kopií v listinné nebo elektronické podobě, a proto by měla být ze strany Inspekce práce akceptovatelná i pouhá elektronická podoba pracovních či obdobných smluv.

Jsme toho názoru, že v rámci zachování ochrany citlivých osobních údajů, bude možné provést znečitelnění údajů, které nejsou z hlediska prováděné kontroly významné. Výjimkou by však bylo označení zaměstnance a zaměstnavatele, délky sjednané pracovní doby, druhu práce a místa výkonu práce, neboť právě tyto údaje jsou z hlediska prováděné kontroly podstatné.

Ve výše zmiňovaného metodického pokynu se inspektorům Inspekce práce ukládá, aby nepředložení dokumentů zaměstnavatele přímo v průběhu kontroly na daném pracovišti vyhodnotili jako výkon nelegální práce podle ust. § 5 písm. e) zákona o zaměstnanosti, neboť dodatečné předložení požadovaných dokladů nemá na toto hodnocení vliv. V tomto směru však nelze se závěrem obsaženým v metodickém pokynu souhlasit, neboť dle našeho názoru je možné prokázat skutečnost, že nedochází k nelegálnímu zaměstnávání, též i jinými způsoby, například dlouhodobými odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění konkrétního zaměstnance. Zákon o zaměstnanosti totiž nedává do přímé souvislosti porušení povinnosti dle ust. § 136 zákona o zaměstnanosti s uložením pokuty za správní delikt dle tohoto zákona. Přestože postup Inspektorů práce s odkazem na shora popsaný metodický pokyn nepovažujeme po právní stránce věci za správný, nelze než konstatovat, že v praxi bude k ukládání pokut skutečně docházet, neboť zaměstnanec Inspekce práce je povinen řídit se tímto pokynem.2 Tento závěr, však neznamená, že by se zaměstnavatel, pokud by se jednalo o takového zaměstnavatele, kterému byla uložena sankce za umožnění výkonu nelegální práce výhradně z důvodu, kdy neměl na pracovišti kopii pracovní smlouvy (či smlouvy obdobného charakteru), aniž by skutečně k nelegálnímu zaměstnávání docházelo, nemohl bránit udělené pokutě cestou správního soudnictví.


1 Viz. http://www.mpsv.cz/files/clanky/12728/tz_030412a2.pdf

2 Výše pokuty, které mohou být za správní delikt spočívající v tom, že zaměstnavatel umožnil výkon nelegální práce, dosahují částky od 250.000,- Kč do 10,000.000,- Kč. Fyzické osobě, která vykonává nelegální práci, pak lze uložit pokutu až do výše 100.000,- Kč.